Aktualności
Dane firmy to nie prezent od św. Mikołaja! Nie zostawiaj ich bez opieki!
Iron Mountain publikuje listę kontrolną dla firm na bezproblemową przerwę świąteczną
22 grudnia 2011 r.: W trakcie przerwy świątecznej opuszczone biura i zła pogoda mogą sprawić, że ochrona informacji oraz uzyskanie do nich dostępu będą stanowić niemałe wyzwanie dla firm. Coraz więcej organizacji pozwala swojemu personelowi pracować z domu w okresie poprzedzającym przerwę świąteczną, w szczególności gdy pogoda utrudnia podróż do biura. Często oznacza to, że informacje wydostają się poza biuro, bardziej niż zwykle narażając na ryzyko wartościowe aktywa firmy. Podobnie dokumenty pozostawione w wyludnionym miejscu pracy mogą zostać z łatwością skradzione.
Firma Iron Mountain, zajmująca się zarządzaniem informacjami, podsuwa firmom kilka praktycznych porad w celu minimalizacji ryzyka związanego z wydłużonym okresem świątecznym.
„Święta Bożego Narodzenia i Nowego Roku to dla wielu długo wyczekiwany okres urlopów – okazja ku temu, by spędzić więcej czasu z rodziną i zapomnieć o pracy“ – powiedziała Iwona Wałach, Iron Mountain. „Wiele firm zwalnia tempo pracy, a nawet całkowicie zamyka swe podwoje. Przed pogaszeniem świateł i zamknięciem drzwi na klucz należy się upewnić, że informacje firmowe zostały dobrze zabezpieczone oraz że w razie potrzeby można będzie uzyskać do nich dostęp. Dlatego właśnie wzywamy szefów firm do dokonania przeglądu swoich planów działania na wypadek awarii systemu lub utraty danych w tym okresie oraz do dopilnowania, by każdy pracownik był świadomy odpowiedzialności, jaka na nim spoczywa w kwestii ochrony informacji firmy.”
Porady praktyczne gwarantujące przedsiębiorstwom uniknięcie ryzyka związanego z utratą danych w zimowym okresem urlopowym:
1. Wdrożenie procesów zarządzania informacjami dla pracowników, którzy zdecydują się pracować z domu
Wytyczne dotyczące korzystania z prywatnych urządzeń elektronicznych
Wielu pracowników może skusić się, aby w okresie świątecznym użyć prywatnego sprzętu elektronicznego do nadrobienia zaległości w pracy. Mimo iż nie ma żadnych przeciwwskazań, jeśli chodzi o sprawdzanie poczty e-mail za pośrednictwem bezpiecznego serwera, to pobranie dokumentów związanych z pracą na domowy komputer naraża na ryzyko poufne informacje firmowe. Firmy powinny ustalić sztywne zasady dotyczące korzystania z odpowiedniego sprzętu przez pracowników oraz dopilnować, aby zasady te były znane wszystkim osobom pracującym w firmie.
Bezpieczne niszczenie materiałów firmowych
Pracownicy mogą również w dobrej wierze wydrukować lub przenieść na mobilne urządzenie poufne dokumenty firmowe w celu ich wykorzystania między świętami Bożego Narodzenia i Nowego Roku bez konieczności powrotu do biura. Obowiązkiem firm jest poinformowanie swoich pracowników w kwestii sposobów niszczenia poufnych materiałów, ze szczególnym naciskiem na fakt, iż pod żadnym pozorem nie należy wyrzucać jakichkolwiek dokumentów wraz z domowymi odpadami. Dokumenty należy zwrócić do biura w celu ich bezpiecznego zniszczenia.
Zagrożenia związane z urządzeniami przenośnymi
Ryzyko dostania się urządzeń przenośnych w niepowołane ręce wskutek ich zgubienia lub kradzieży jest dobrze nagłaśniane i w związku z tym świadomość pracowników w tej kwestii stale rośnie. Wszelki dłuższy okres urlopowy lub dłuższa przerwa świąteczna może jednak to ryzyko zwiększyć. Ponieważ urządzenia przenośne można wynieść wraz z wszelkimi zapisanymi na nich informacjami, firmy muszą posiadać przejrzystą strategię dotyczącą odzyskiwania informacji i zdalnego ich niszczenia.
2. Zapewnienie bezpieczeństwa budynkom oraz sieci informatycznej
Podmioty gospodarcze powinny dopilnować, aby systemy monitorowania były zainstalowane i sprawnie działały. Należy przetestować i uaktywnić awaryjne plany odzyskiwania danych. Przed opuszczeniem biura na okres urlopowym należy wydać odpowiednie postanowienia w sprawie podjęcia stosownych kroków na wypadek dojścia do niefortunnego zdarzenia w okresie świątecznym.
3. Wytyczne dla pracowników oraz ograniczenie ryzyka wystąpienia „ataku wewnętrznego”
Możliwe, że wiele firm zatrzyma w pracy tylko minimalną liczbę pracowników w okresie urlopowym. Przy mniejszej liczbie pracowników jeszcze bardziej istotne jest, aby zakłady pracy miały pewność, że każdy pracownik został dokładnie poinformowany odnośnie sposobu postępowania w przypadku wystąpienia poważnego zdarzenia – wszystkim pracownikom należy zapewnić szkolenie, tak aby wiedzieli, jak zachować się w takiej sytuacji.
Sprawdzony i wypróbowany program reakcji w przypadku nagłego niefortunnego zdarzenia powinien zostać wprowadzony w życie. Firmy powinny wyznaczyć konkretnych pracowników odpowiedzialnych za to zadanie, którzy będą potrafili i posiadali upoważnienie do podejmowania decyzji w razie wystąpienia takiego incydentu.
W okresach obniżonego nadzoru firmy powinny pamiętać, że ryzyko wystąpienia zagrożenia ze strony któregoś z pracowników firmy będzie prawdopodobnie podwyższone. Aby je zmniejszyć , zakłady pracy powinny wrócić do podstawowych zasad i wdrożyć procedurę weryfikacji pracowników, aby mieć pewność, że zatrudniają odpowiednie osoby.
4. Przeprowadzenie analizy wpływu prowadzenia działalności gospodarczej w celu oceny ryzyka i kontroli
Analiza wpływu prowadzenia działalności gospodarczej powinna być przeprowadzana co sześć miesięcy w ramach dobrych praktyk biznesowych. Pozwoli to firmom nieustannie kontrolować swoją działalność pod kątem potencjalnych zagrożeń, a także dokonywać przeglądu wcześniejszej działalności.
O firmie Iron Mountain:
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) świadczy usługi zarządzania informacjami. Usługi te pomagają organizacjom obniżać koszty, ryzyko i poziom niekompetencji w związku z zarządzaniem własnymi danymi fizycznymi i cyfrowymi. Proponowane rozwiązania umożliwiają klientom ochronę i lepsze wykorzystanie swoich informacji – niezależnie od ich formatu, miejsca przechowywania czy etapu cyklu ich użytkownia – tak by mogli zoptymalizować swoją działalność i zapewnić prawidłowe odzyskiwanie, zgodność i ujawnianie danych. Założona w 1951 r. firma Iron Mountain zarządza miliardami aktywów informacyjnych, w tym m.in. dokumentami handlowymi, elektronicznymi bazami danych oraz danymi medycznymi, w firmach na całym świecie. Aby uzyskać dodatkowe informacje, należy odwiedzić stronę internetową pod adresem http://www.ironmountain.pl/.
