|
Usługi klasyfikacji, indeksowania, relokacji i niszczenia dokumentów
Przy wdrażaniu projektów o charakterze jednorazowym zatrudnieni w firmie Iron Mountain specjaliści ds. zarządzania dokumentami dysponują elastycznością i wiedzą fachową, pozwalającymi na świadczenie szerokiej gamy krytycznych usług klasyfikacji, indeksowania, usuwania, niszczenia i relokacji dokumentów.
Szczególne potrzeby związane z projektami specjalnymi wykraczają poza zwykłe wymogi dotyczące zarządzania rekordami.
Do projektów specjalnych należą na przykład:
-
Porządkowanie archiwum dokumentów — pomagamy w organizacji aktualnego archiwum dokumentów i prowadzimy jego systematyczne aktualizacje.
-
Usuwanie dokumentów — po zapełnieniu miejsca w firmowym archiwum można uzyskać dodatkową przestrzeń, identyfikując rzadziej używane dokumenty i przenosząc je do miejsca poza siedzibą firmy.
-
Skanowanie plików archiwalnych — przekształcanie dokumentów w łatwo dostępne i łatwe do przeszukiwania obrazy cyfrowe.
-
Audyty wewnętrzne i zewnętrzne — w ramach dochodzenia lub realizacji żądania dokumentu możemy przeprowadzić badanie dokumentów w siedzibie firmy albo bezpiecznie przenieść je do zewnętrznej sali audytów.
-
Zmiana stanu z aktywnego na nieaktywny — w pewnym momencie aktywne dokumenty należy przeklasyfikować jako nieaktywne. Pomagamy w podejmowaniu takich decyzji i procesie migracji.
-
Indeksowanie — poszczególne dokumenty zawierają wiele poziomów i klas informacji. Indeksowanie tych informacji według standardowych kryteriów ułatwia znalezienie odpowiednich dokumentów wtedy, gdy są potrzebne.
-
Bezpieczna likwidacja — po upływie terminów zatrzymywania dokumentów należy je zniszczyć. Jesteśmy w stanie bezpiecznie przeprowadzić niszczenie dokumentów w siedzibie klienta lub naszej placówce.
|
Usługi w dziedzinie
przechowywania dokumentów
