|
Codziennie tysiące firm boryka się z problemem sprawnego przepływu informacji, dokumentów lub zadań. Im większa firma tym bardziej palący problem. Niezależnie od tego, czy jest to zamówienie od klienta, delegacja krajowa pracownika czy faktura, każdy wymaga określonej procedury. Trzeba zarządzać terminami i zapewniać przepływ informacji zgodnie z wymogami prawa oraz wymogami procesów biznesowych. Wiele dokumentów ginie – przeciętnie jeden na dwadzieścia. Jak zapanować nad chaosem, który prędzej czy później, pojawi się w organizacji? W jaki sposób zorganizować pracę, by pracownicy nie marnowali swojego czasu na „przekładnie papierów” lub szukanie załącznika do umowy leasingowej (ostatnio był widziany na biurku pani Basi…)? Może work-flow….
WorkFlow – co to jest? Wegług WFMC (WorkFlow Management Coalition) workflow to automatyzacja procesów biznesowych w całości lub części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur. System wspiera pracę firmy poprzez usprawnienie procesów związanych z zarządzaniem obiegiem informacji.
Jakie korzyści może przynieść zarządzanie obiegiem informacji w firmie?
- Zwiększa wydajność - automatyzacja procesów biznesowych eliminuje wiele niepotrzebnych kroków
- Zapewnia lepszą kontrolę procesu - zarządzanie procesami biznesowymi osiągnięte dzięki standaryzacji metod pracy
- Poprawia jakość obsługi klienta (wewnętrznego i zewnętrznego) - spójność procesów prowadzi do większej przewidywalności reakcji klientów
- Elastyczność - zaprogramowanie kontroli nad procesami umożliwia ponowne ich projektowania zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi klienta
Zalety systemu WorkFlow:
- Centralne archiwum informacji – trzon systemu, dający możliwość szybkiego dostępu do danych z jednej aplikacji
- System zarządzania uprawnieniami – ogranicza zakres dostępu do danych. Dostęp do systemu mają tylko użytkownicy posiadający uprawnienia.
- System zarządzania wersjami – daje możliwość wykonywania właściwych dla użytkownika operacji na aktualnej wersji dokumentu
- Wyszukiwanie dokumentów – wyszukiwanie ze względu na atrybut (np. słowo kluczowe, autor”) oraz czas powstania dokumentu
- Jednoczesna praca wielu osób na tym samym dokumencie
- Skalowalność – system ma możliwość pracy w małych i dużych grupach roboczych
- Wsparcie dla systemów jakości pozwalające użytkownikom posiadającym certyfikat jakości (ISO 9000) czy też starającym się o ich uzyskanie, ograniczyć niezgodności związane z nadzorowaniem dokumentacji i prowadzeniem zapisów
Jak to działa? Automatyzacja procesu.
Przedstawiamy przykładowy proces obiegu informacji dotyczący np. delegacji krajowej.
Standardowo wygląda to mniej więcej tak: Pan X jedzie do miasta Y na spotkanie biznesowe. Ma podpisany druk delegacji. Danego dnia wyjeżdża samochodem służbowym, odbywa spotkanie, wraca do siedziby firmy. W drodze powrotnej tankuje benzynę i zjada lekki obiad w restauracji. Następnego dnia zjawia się w sekretariacie i wręcza pani S plik kartek: polecenie wyjazdu służbowego, faktura za benzynę, faktura z restauracji, odręcznie wpisane na „żółtej karteczce” godziny wyjazdu i powrotu. Pani S – zdegustowana – zaczyna przeglądać i dzielić papierki. Do księgowości idą faktury VAT, „żółtą karteczkę przyczepia do monitora, druk delegacji odkłada na bok – będzie załącznikiem do rozliczenia delegacji. Jeszcze tylko sprawdzi diety przysługujące panu X, tylko zaniesie do księgowości faktury, tylko wypełni druki… No właśnie, czy na pewno „TYLKO”?
A jak ten sam proces może wyglądać?
Pan X elektronicznie wypełnia polecenie wyjazdu służbowego, określa w nim środek transportu, miejsce docelowe, czas trwania. Jego przełożony akceptuje wyjazd elektronicznie. Po powrocie do biura pan X wypełnia elektroniczny formularz rozliczenia delegacji, „podpina” pod niego skany faktur i wysyła do akceptacji rozliczenia. Nie musi wyliczać czasu trwania delegacji, diet, pełnej nazwy hotelu czy restauracji, podawać swojego numeru konta do zwrotu kosztów. Wszystkie te informacje zostaną wyciągnięte z systemu i przekazane kolejnym użytkownikom procesu. Dział Księgowości zapłaci faktury, Dział HR będzie mógł policzyć nadgodziny pracownika, a szef Finansowy skontroluje koszty. Nic nie zginie, nic nie będzie zalegało na biurku, nikt niepowołany nie będzie miał dostępu do informacji.
Mówiąc wprost – śledzimy dokument non-stop, 24 godziny na dobę.
Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do naszego Działu Handlowego handlowy@ironmountain.pl lub 022 753 61 41
|
Rozwiązania z dziedziny 
