|
Rozwiązania w zakresie zarządzania pocztą elektroniczną
Poczta elektroniczna jest szybka i łatwa w obsłudze – ale może narazić firmę na ryzyko
Poczta elektroniczna to wszechobecne i niezwykle tanie narzędzie biznesowe. IDC ocenia, że łączna objętość wiadomości firmowych przesłanych w 2006 r. przekroczy 1 mld gigabajtów.
Z perspektywy oceny ryzyka taka objętość i wartość sama w sobie jest potencjalnym, a w przypadku poczty elektronicznej – pewnym źródłem problemów. Wiadomości e—mail są na przykład często przyczyną kłopotów prawnych. Treść wiadomości może być nieodpowiednia lub nielegalna, szczególnie gdy dla jej odbiorcy stanowi naruszenie poufności lub groźbę. Zgodnie z przepisami firmy muszą przetrzymywać wiadomości e—mail przez długi czas, co powoduje gwałtowny wzrost kosztów i miejsca potrzebnego na ich składowanie. Ponadto e—maile są częstą bronią hakerów, którzy za ich pomocą rozpowszechniają wirusy oraz kradną informacje i tożsamości.
Iron Mountain pomoże Ci w zarządzaniu całym cyklem życiowym wiadomości e—mail
Zarządzanie pocztą elektroniczną to wszechstronna usługa obejmująca wszystkie aspekty tej formy komunikacji: tworzenie, wysyłanie, zabezpieczanie, przechowywanie i usuwanie wiadomości e—mail oraz ich załączników.
Iron Mountain stosuje sprawdzone techniki i zasady zarządzania informacjami elektronicznymi i może pomóc Twojej firmie w:
-
opracowaniu zgodnego z wymogami prawnymi programu zarządzania pocztą elektroniczną, który będzie bezkonfliktowo współpracować z istniejącą technologią,
-
zredukowaniu potencjalnych problemów prawnych przez wychwytywanie naruszających prawo wiadomości przed ich wysłaniem oraz ochronę zatwierdzonych treści przez bezprawnym przechwyceniem,
-
kontrolowaniu kosztów ujawniania przez zredukowanie ilości wiadomości zgodnie z zasadami polityki zachowania i usuwania oraz bardziej skuteczne indeksowanie i wyszukiwanie zarchiwizowanych wiadomości,
-
poprawieniu ogólnej skuteczności zarządzania pocztą elektroniczną dzięki wprowadzeniu dodatkowych usług, takich jak archiwizacja i tworzenie kopii zapasowych wiadomości, które w przypadku awarii można wykorzystać do szybkiego odtworzenia stanu sprzed awarii.
Sprawdzone metody ograniczania ryzyka, utrudnień i wydatków
Iron Mountain oferuje uporządkowaną, sprawdzoną metodę zarządzania pocztą elektroniczną, która ogranicza ryzyko, wydatki i trudności, jakie mają organizacje samodzielnie zarządzające komunikacją elektroniczną:
-
Analiza systemu – jest pierwszym etapem tworzenia skutecznego systemu zarządzania pocztą elektroniczną. Obejmuje dokładną analizę systemu komunikacji elektronicznej oraz stosowanych praktyk i wymogów administracyjnych.
-
Ocena – to formalna ocena ustaleń poczynionych na etapie analitycznym, opisująca zagrożenia, możliwości usprawnień i zalecenia, mające na celu ograniczenie słabych punktów obecnych praktyk, polityk i procedur firmy.
-
Implementacja – to faza, w trakcie której dokonujemy wraz z Tobą uszeregowania zaleceń pod względem ważności, a następnie wprowadzamy w życie szczegółowy plan wdrożenia, określający najważniejsze etapy, terminy, koszty oraz wymaganą liczbę pracowników i szkoleń.
|
