Korzyści skanowania dokumentów w banku

Studium przypadku

Case study – stadium przypadku - dowiedz się, w jaki sposób firma Iron Mountain poprawiła jakość obsługi klienta w ponad 600 oddziałach banku, skanując i przesyłając dokumenty cyfrowe do centralnego repozytorium banku.

29 września 20237 minut

Pobierz treści

Natychmiastowość, jaką zapewnia cyfrowa dokumentacja, gwarantuje klientom pozytywne doświadczenie i szybkie odpowiedzi na ich zapytania. Oprócz tego, pracownicy nie są nieustannie odciągani od swoich obowiązków, ponieważ nie muszą zajmować się dokumentami i ich skanowaniem.

Wyzwanie

Nasz klient (jeden z największych banków w Polsce) chciał zdigitalizować najczęściej używane dokumenty.

Rozwiązanie

W ramach kompleksowej usługi specjaliści Iron Mountain® zeskanowali i przesłali dokumentację banku do cyfrowego repozytorium.

Efekty

Pracownicy nie muszą już ciągle skanować dokumentów. Mogą poświęcić więcej czasu na budowanie relacji z klientami i pomagać im w podejmowaniu decyzji finansowych.

Przyjęcie konkretnej strategii cyfryzacji

Podobnie jak wiele innych instytucji, ten bank musiał pogodzić konieczność zachowania dużego archiwum dokumentów historycznych wynikającą z przepisów prawnych z równoległą potrzebą zwiększania produktywności i efektywności operacyjnej poprzez przejście na dokumentację cyfrową.

W ramach dwunastoletniej współpracy z Iron Mountain®, te archiwalne dokumenty były przechowywane poza siedzibą banku w starannie zabezpieczonych magazynach. Równocześnie, pracownicy będący w ponad 600 oddziałach w całej Polsce, obsługujący nowe aplikacje i wnioski, często marnowali czas na poszukiwanie i digitalizację plików, czasami skanując te same dokumenty wiele razy.

Bank nie chciał jednak digitalizować całego swojego archiwum, co byłoby ogromnie kosztowne i zabierałoby wiele czasu. Poszukiwał bardziej praktycznego, opłacalnego podejścia do digitalizacji tylko najczęściej używanych i najbardziej potrzebnych dokumentów papierowych.

Przyjazny środowisku, cyfrowy bank

Zamiast digitalizować całe swoje archiwum, co byłoby ogromnie kosztowne i bardzo czasochłonne, bank szukał bardziej praktycznego i oszczędnościowego rozwiązania, czyli digitalizacji tylko najczęściej używanych i najbardziej potrzebnych dokumentów papierowych.

Szybka i sprawna obsługa klienta

Wykorzystując po raz kolejny umiejętności i doświadczenie Iron Mountain, bank stworzył bardziej zrównoważony, cyfrowy sposób pracy, jednocześnie lepiej zarządzając ryzykiem i zgodnością z przepisami.

W ciągu zaledwie dziewięciu miesięcy pracownicy Iron Mountain pomogli bankowi zdigitalizować 32,5 miliona stron, generując ponad 1,4 terabajta obrazów i 150 milionów oznaczonych dokumentów. Przez cały czas trwania projektu firma Iron Mountain konsekwentnie realizowała cele SLA, które obejmowały przetwarzanie co najmniej 213 000 stron dziennie. Po przekonwertowaniu na obrazy cyfrowe, papierowe oryginały zostały umieszczone w bezpiecznym magazynie Iron Mountain.

Teraz bank ma pewność, że ważne dokumenty hipoteczne i inne dokumenty finansowe są zawsze bezpieczne i dostępne - zawsze i wszędzie, na dowolnym urządzeniu.

Natychmiastowość, jaką zapewnia cyfrowa dokumentacja, gwarantuje klientom pozytywne doświadczenie i szybkie odpowiedzi na ich zapytania. Oprócz tego, pracownicy nie są nieustannie odciągani od swoich obowiązków, ponieważ nie muszą zajmować się dokumentami i ich skanowaniem.

Mają za to więcej czasu na robienie tego, co robią najlepiej - pomaganie klientom w podejmowaniu właściwych decyzji finansowych i osiąganiu ich osobistych celów. Do tego dochodzą oszczędności finansowe wynikające z rezygnacji z wynajmowanej powierzchni magazynowej.