Urzędy stanu cywilnego świadczą szereg usług związanych z rejestracją ludności. Do ich obowiązków należy dostarczanie obywatelom kopii dokumentów urzędowych, takich jak akty urodzenia, małżeństwa i zgonu, a w niektórych przypadkach są one ostatecznym repozytorium tych dokumentów.
Urzędy stanu cywilnego świadczą szereg usług związanych z rejestracją ludności. Do ich obowiązków należy dostarczanie obywatelom kopii dokumentów urzędowych, takich jak akty urodzenia, małżeństwa i zgonu, a w niektórych przypadkach są one ostatecznym repozytorium tych dokumentów. W przeszłości dokumenty były pisane ręcznie i przechowywane w fizycznych rejestrach. Urzędy mają do czynienia z dużą liczbą wniosków o wydanie papierowych kopii aktów, dokumentów i pism, co często wiąże się z pracochłonnymi, czasochłonnymi i kosztownymi zadaniami, których standaryzacja była niemożliwa ze względu na różnorodność informacji i ich formatów. Biorąc pod uwagę te wyzwania, UE zwróciła się do urzędów o usprawnienie pracy i wdrożenie podejścia "digital first”, co ma na celu wsparcie wysiłków zmierzających do zapewnienia szybkiego reagowania na potrzeby obywateli.
Dodatkowo, akty stanu cywilnego znajdujące się w urzędach zawierają dane, które są kluczowe dla przeciwdziałania oszustwom. Aby aktywnie zapobiegać przestępstwom, niezbędna jest poprawność informacji. Digitalizacja ma kluczowe znaczenie dla ochrony fizycznych dokumentów przed zniszczeniem, utratą lub uszkodzeniem z nieprzewidzianych przyczyn. Zapewniając ich poprawność, przyczyniamy się do oszczędzania środków publicznych. Ponadto urzędy stanu cywilnego muszą obsługiwać wnioski obywateli składane zazwyczaj w różnych formach (wnioski składane osobiście, a także listownie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem stron internetowych), a jednocześnie muszą dotrzymywać rygorystycznych terminów odpowiedzi.
Iron Mountain InSight® to rozwiązanie w postaci oprogramowania jako usługi (SaaS), które łączy skanowanie dokumentów fizycznych i przechowywanie danych cyfrowych w bezpiecznym repozytorium w chmurze dostępnym za pośrednictwem internetowego centrum obsługi klienta Iron Mountain Connect™. To skalowalne rozwiązanie pomaga zarządzać całym cyklem życia informacji za pomocą sprawdzonego łańcucha nadzoru (chain of custody). Zapewnia to przejrzystość tego, gdzie w każdej chwili znajdują się fizyczne i cyfrowe zasoby firmy, aby poprawić doświadczenie klienta końcowego lub społeczeństwa.
Dodatkowo stworzenie repozytorium wszystkich danych w formie elektronicznej pozwoli urzędom na dostarczanie żądanych dokumentów w prosty sposób i po obniżonych kosztach.
Digitalizuj i indeksuj różne rodzaje dokumentów, od akt urodzenia po akta zgonu, w formie książek, teczek z dokumentami lub mikrofilmów, w tym dokumentację fizyczną i dokumenty wewnętrzne urzędu - z kontrolą jakości, protokołami bezpieczeństwa dostępu i inteligentnymi workflow. Dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR) wszystkie dokumenty są w pełni przeszukiwalne za pomocą tekstu lub indeksu i dostępne w formatach PDF, TIFF i Office w ponad 50 językach.
Przechowuj zaszyfrowane pliki w bezpiecznym repozytorium - dokumentacja elektroniczna będzie szyfrowana w „stanie spoczynku” i podczas przesyłania przez bezpieczną sieć, a dostęp do niej będzie ograniczony kluczami szyfrującymi. Uprawnienia oparte na rolach umożliwiają upoważnionym użytkownikom dostęp tylko do tych informacji, które są niezbędne, w dowolnym miejscu i czasie. Instytucje publiczne, takie jak urzędy stanu cywilnego, mają możliwość udostępniania plików użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym w postaci linków i załączników do wiadomości e-mail w celu ich przeglądania lub pobierania, w zależności od przyznanego dostępu.
Popraw doświadczenie obywateli dzięki bardziej efektywnemu i przejrzystemu procesowi. Automatyzacja dokumentów zapewnia scentralizowane repozytorium do przechowywania i klasyfikowania zasobów cyfrowych w celu zwiększenia efektywności operacyjnej. Masz również możliwość automatycznego stosowania zasad przechowywania dokumentów, co pomaga zachować zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych.
Zeskanowane dokumenty i obrazy są umieszczane na scentralizowanej platformie i porównywane z istniejącym zbiorem danych w celu dopasowania obrazów do odpowiednich rejestrów cyfrowych. Wykorzystanie ML umożliwia pozyskanie wszystkich istotnych informacji z obrazu i pozwala na dopasowanie danych przypisanych do tej samej osoby w celu stworzenia tożsamości cyfrowej.
W razie potrzeby można wdrożyć kontrolę jakości (QC) w celu sprawdzenia dopasowania zeskanowanego obrazu do zapisanych danych lub wyodrębnienia brakujących informacji. Dane, które są odrzucane w procesie kontroli jakości lub które generują wyjątek biznesowy (np. duplikaty), są przekazywane do obsługi wyjątków. Będą one rozpatrywane przez zespoły firmy Iron Mountain zgodnie z uzgodnionymi zasadami biznesowymi lub, jeżeli wyjątek odstaje od ustalonych reguł , umieszczany jest w kolejce wyjątków do weryfikacji przez Klienta.
Zaktualizowana baza danych zawierająca obraz danego zasobu (jak i lokalizację w przypadku obrazów złożonych) może być wprowadzona do platformy Iron Mountain InSight w celu kompleksowego zarządzania informacjami. Pozyskane metadane można również wprowadzić do istniejącego repozytorium treści.
Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania wnioski obywateli mogą być obsługiwane automatycznie. Skutkuje to wzrostem efektywności i oszczędnościami dla jednostek rządowych jak i lepszym doświadczeniem Klienta.
Uzyskaj wgląd w dane i odpowiadaj szybko na wnioski obywateli o dostęp do dokumentów. Dzięki wdrożeniu platformy do zarządzania treścią Iron Mountain InSight, pulpity nawigacyjne wyświetlają dane i metryki w celu uzyskania wglądu, który zapewnia lepszą kontrolę nad najczęściej poszukiwanymi dokumentami. Podstawowe pola danych, które w połączeniu tworzą unikalne odniesienie dla każdego dokumentu, są dopasowywane do istniejących informacji znajdujących się w urzędach publicznych. Utrzymanie cyfrowej bazy danych na platformie do zarządzania treścią daje znaczne oszczędności w skali całego rządu dzięki weryfikacji wniosków paszportowych na podstawie danych ewidencyjnych przechowywanych w rejestrze, zamiast tych otrzymanych od wnioskodawców w formie papierowej.
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
