eVault—zarządzanie zasobami cyfrowymi

Dokładamy wszelkich starań, by prowadzone przez nas usługi były szybkie, pomocne, przejrzyste i bezpieczne. Odbieramy papierowe dokumenty z siedzib naszych Klientów, porządkujemy je i kategoryzujemy, a następnie skanujemy do wybranego formatu plików. Zeskanowane dokumenty podlegają indeksowaniu, czyli opisaniu danymi, otrzymują kody kreskowe, a konieczne uzupełnienia wprowadzane są ręcznie. W dalszej kolejności sprawdzamy poprawność zapisów oraz jakoś uzyskanych obrazów, a w razie konieczności—ponawiamy skany dokumentów. Gdy pliki są przygotowane i sprawdzone, zapisujemy je w bazach danych, eksportujemy do systemów i tworzymy kopie zapasowe.

System eVault to jedna z możliwości zarządzania przygotowaną przez nas dokumentacją elektroniczną, jakie proponujemy Klientom. Dzięki niemu możesz lepiej wykorzystać świadczone przez nas usługi.

Digitalizacja dokumentów, w tym teczek personalnych, a także ich zewnętrzne przechowywanie przynoszą organizacji wiele korzyści. Warto wymienić w tym miejscu m.in. uwolnienie przestrzeni biurowej lub archiwum, przyspieszenie czasu potrzebnego do odszukania konkretnych informacji czy też zwiększone bezpieczeństwem danych. Jednak jedynym sposobem na zgodny z przepisami obieg dokumentacji elektronicznej z mocą prawną oraz składowanie ich w formacie cyfrowym wymaga odpowiednich działań. Należy opatrzeć je podpisem elektronicznym lub elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

To proces, w którym jako Iron Mountain, chętnie wspieramy naszych Klientów. Oferując komplementarną usługę automatycznego pieczętowania dokumentów, dzięki czemu kompleksowo dbamy o usprawnianie procesu cyfrowej transformacji. Co więcej, wybierając to rozwiązanie, jesteśmy w stanie istotnie go przyspieszyć i ograniczyć zaangażowanie zasobów finansowych lub kapitału ludzkiego ze strony Klienta.

Elektroniczna pieczęć kwalifikowana sprawdza się doskonale w przypadku zarządzania dużymi wolumenami akt cyfrowych. Dodatkowe korzyści to m.in. ergonomia pracy i fakt wytworzenia pieczęci dla osoby prawnej, a nie fizycznej, której dotyczy np. rotacja pracowników w zespole.