Digital Mailroom -
Obsługa korespondencji

workflow automation digital mailroom banner - three people looking at computer screen

Digital Mailroom -
Obsługa korespondencji

  1. Home
  2. Automatyzacja procesów
  3. Obsługa korespondencji i cyfrowe zarządzanie

W każdej rozwijającej się firmie z czasem pojawiają się procesy, które zajmują sporo czasu – są konieczne, ale nie wymagają kompetencji i zaangażowania pracowników. Słowem: niepotrzebnie zabierają im czas. W takich sytuacjach warto outsourcingować procesy, czyli przekazać zarządzanie zewnętrznej firmie, która zdejmie z pracowników ciężar różnego rodzaju procesów administracyjnych i pozwoli im skupić się na ważniejszych działaniach strategicznych.

Jedną z możliwości jest przekazanie obsługi tradycyjnej korespondencji. Pozwól nam się tym zająć, a zadbamy o sprawne sortowanie i rejestrowanie poczty, dzięki czemu łatwo odnajdziesz każde wysłane dokumenty.

Obsługa korespondencji w czasach pandemii COVID-19

Pandemia koronawirusa postawiła przed przedsiębiorcami wiele nowych wyzwań. Jednym z nich było utrzymanie sprawnej komunikacji w sytuacji pracy zdalnej. Praca z domu znacząco utrudniła dostęp nie tylko do biurowych urządzeń, ale także obsługę bieżącej korespondencji tradycyjnej.

Zlecenie Iron Mountain obsługi poczty rozwiązuje ten problem. Twoi pracownicy nie będą musieli pojawiać się w biurze tylko po to, by co jakiś czas wysłać i odebrać pocztę. Zrobimy to za nich, dostarczając wszystkie przesłane dokumenty. Dzięki temu utrzymasz przepływ informacji, a jednocześnie zadbasz o komfort pracy całego zespołu.

Jak działa przekazanie obsługi korespondencji?

Przekazanie obsługi tradycyjnej korespondencji jest bardzo prostym procesem. Wystarczy, że poinformujesz podmioty współpracujące z Twoją firmą o zmianie adresu korespondencyjnego. Wtedy poczta zacznie przychodzić do nas i będziemy mogli sprawnie nią zarządzać. Wprawdzie cały proces zajmuje trochę czasu, ale do momentu przekierowania na nowy adres, Iron Mountain codziennie odbiera korespondencję ze starego adresu. Następnie segregujemy pocztę, digitalizujemy ją i rozsyłamy skany do pracowników.

Przekierowanie poczty i przekazanie obsługi odbywa się bez zaangażowania zespołu, nie wymaga też żadnego unowocześniania systemów IT. Dbamy o to, by dostarczane przez nas rozwiązania zawsze były dostosowane do zasad przepływu danych i sposobu pracy w Twojej firmie.

Digital mailroom - automatyzacji obsługi korespondencji

Automatyzacja Obsługi Korespondencji

Sposobów na to, jak digitalizacja może przynieść korzyści w obiegu dokumentów thumbnail

5 sposobów na to, jak digitalizacja może przynieść korzyści w obiegu dokumentów

Jak wygląda obsługa korespondencji?

Obsługa korespondencji tradycyjnej to przejrzysty proces. Zaczynamy go od odbioru poczty z firmy, jeśli nie została wysłana na nowy adres. Następnie każda koperta jest ostrożnie otwierana, dokumenty wyciągane, a całość archiwizowana. Kolejnym krokiem jest skanowanie dokumentów, usuwając z nich wszystkie zbędne elementy, takie jak spinacze, zszywki czy karteczki samoprzylepne.

Do skanowania wykorzystujemy zaawansowane urządzenia, które potrafią automatycznie rozpoznać treść dokumentu i kategoryzować w czasie rzeczywistym, np. jako faktury VAT. Każda strona jest sprawdzana pod kątem jakości pliku (czytelności skanu). Zeskanowane dokumenty są odpowiednio indeksowane, dzięki czemu bardzo łatwo je później odnaleźć. Wystarczy kilka sekund, by odnaleźć zdigitalizowany dokument w systemie –znacznie szybciej niż w dawnych archiwach fizycznych.

Zeskanowane i sprawdzone dokumenty zostają przekazane Twoim pracownikom. Zachowujemy przy tym najwyższe standardy bezpieczeństwa, szyfrując plik i wykorzystując bezpieczne połączenia.

Chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze Digital Mailroom? W broszurze poniżej znajdują się wszystkie niezbędne informacje o procesie obsługi korespondencji w pigułce. To nie wystarczy? Zapraszamy do rejestracji na nasz webinar poświęcony temu tematowi. Po webinarze otrzymasz nagrany zapis webinaru do późniejszego odsłuchania. Zapraszamy do rejestracji!

Skontaktuj się z IRON MOUNTAIN

business women

Skontaktuj się z IRON MOUNTAIN